Suivi des commandes DAL
Les commandes de matériel informatique effectuées par l’entremise de la DAL font intervenir plusieurs entités successives. Il est par conséquent nécessaire de s’assurer du bon déroulement de l’opération. En effet, des événements peuvent amener à des retards de livraison qu’il convient de suivre avec attention. La DAL et le support ne disposent pas des informations permettant le suivi des commandes jusqu’à la livraison. Le partenaire privilégié de l’établissement scolaire concernant le suivi des commandes est par conséquent le fournisseur concerné qui dispose des points de contact utiles.
Dans tous les cas, il revient à l’établissement de veiller aux points suivants:
Le-la répondant-e informatique s’assure
- du suivi de la commande en lien direct avec le fournisseur choisi
- Certains « Bulletins de commande client » du shop DAL peuvent concerner plusieurs fournisseurs
- En pareil cas, une « Confirmation de commande » est envoyée pour chaque fournisseur
- de la coordination de la livraison avec le-les fournisseur-s concerné-s
- de la réception et vérification de la marchandise reçue
- de la vérification de la facture par rapport à la commande
- de la transmission de la facture portant sa signature au secrétariat
Le secrétariat s’assure
- de l’imputation financière correcte de la facture
- du classement de la facture pour archives
Commandes en fin d’année civile
Si la livraison et la facturation ne peuvent avoir lieu durant l’année civile en cours, le secrétariat contacte la DAF dans les délais et selon le processus communiqué dans les « Instructions de bouclement » adressées aux établissements scolaires chaque fin d’année civile.